Microsoft Copilot & Compliance - Rechtssichere KI-Nutzung

Bei Microsoft 365 Copilot (der kostenpflichtigen Version) bleiben Ihre Daten innerhalb Ihres Microsoft-Tenants und werden nicht für Modelltraining verwendet. Trotzdem gelten Regeln: Keine personenbezogenen Daten ohne Rechtsgrundlage, keine Betriebsgeheimnisse in Prompts, die intern geteilt werden könnten. Ein klares Datenklassifizierungs-Konzept und Mitarbeiter-Guidelines sind essenziell.

Microsoft 365 Copilot kann DSGVO-konform eingesetzt werden, da die Datenverarbeitung innerhalb der EU erfolgt und Microsoft als Auftragsverarbeiter agiert. Sie benötigen jedoch: eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, eine Aktualisierung Ihres Verarbeitungsverzeichnisses, ggf. eine Datenschutz-Folgenabschätzung, und geschulte Mitarbeiter. Die Dokumentationspflichten sind konkret – Checklisten und Templates beschleunigen die Compliance.

Microsoft Copilot fällt als 'KI-System mit geringem Risiko' unter die Transparenzpflichten des EU AI Act. Für Sie als Unternehmen bedeutet das: Mitarbeiter müssen wissen, dass sie mit KI interagieren, KI-generierte Inhalte sollten als solche erkennbar sein, und Ihre Mitarbeiter brauchen nachweisbare KI-Kompetenz (Artikel 4). Die konkreten Anforderungen variieren je nach Anwendungsfall.

Die größten Risiken: Unbeabsichtigte Weitergabe sensibler Daten, Urheberrechtsverletzungen durch KI-generierte Inhalte, Haftungsfragen bei falschen KI-Outputs, und Compliance-Verstöße durch ungeschulte Mitarbeiter. All diese Risiken sind managebar – mit klaren Policies, technischen Guardrails (DLP, Information Protection) und regelmäßigen Schulungen.