Microsoft Copilot: Die Unterschiede zwischen Copilot Chat, 365-Lizenz und Claude-Modellen

In den allermeisten Erstgesprächen, die ich mit Unternehmen führe, taucht früher oder später derselbe Satz auf: „Wir haben den Copilot doch schon.“ Und in den allermeisten Fällen stimmt das nur halb. Was die Leute haben, ist der kostenlose Copilot Chat, der inzwischen in fast jedem Microsoft-365-Abo mitläuft. Was sie meinen, ist das bezahlte Microsoft 365 Copilot, das in Word, Excel und Outlook sitzt und ihre echten Dokumente kennt. Zwischen diesen beiden liegt ein Unterschied, der über Erfolg oder Enttäuschung einer ganzen KI-Einführung entscheidet – und kaum jemand bemerkt ihn, weil beide schlicht „Copilot“ heißen.

Bevor man also über Claude, Agenten und die große KI-Strategie spricht, lohnt der nüchterne Blick auf die eigene Lizenz. Zwei Tests reichen dafür. Der erste ist das Logo: Erscheint der Copilot-Knopf direkt im Menüband von Word, Excel, PowerPoint und Outlook, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit eine bezahlte Lizenz im Spiel. Seit Microsoft die tiefe Office-Integration im Mai 2026 ausschließlich zahlenden Lizenzen vorbehält, ist dieser Knopf zu einem ziemlich verlässlichen Indikator geworden. Der zweite Test ist noch schneller: Geben Sie in den Copilot-Chat den Satz „Liste mir meine heutigen Termine auf“ ein. Bekommen Sie Ihre echten Termine, greift Copilot auf Ihr Postfach zu – Sie haben die Lizenzversion. Bekommen Sie eine höfliche Auskunft, dass kein Zugriff auf den Kalender besteht, sitzen Sie vor dem kostenlosen Chat.

Diese Unterscheidung klingt banal, hat aber handfeste Folgen. Ich habe Unternehmen gesehen, die pro Kopf einen zweistelligen Betrag im Monat für Microsoft 365 Copilot bezahlen und deren Mitarbieter ihn trotzdem nur benutzen, um E-Mails umzuformulieren – also für etwas, das der kostenlose Chat genauso könnte. Ein bezahlter Sportwagen, der die Garage nie verlässt. Das ist die unbequeme Wahrheit hinter vielen gescheiterten Rollouts: Es wird für eine Fähigkeit bezahlt, die nie aktiviert wird, weil niemand den Leuten gezeigt hat, dass es sie gibt.

Sobald man begriffen hat, dass „Copilot“ ein Sammelbegriff ist, wird die ganze Diskussion klarer. Ich arbeite in Trainings mit vier Stufen, die sich nicht durch das Marketing, sondern durch das tatsächliche Können unterscheiden – und durch den Grad, in dem die KI Arbeit nicht nur unterstützt, sondern übernimmt.

Die erste Stufe ist der Copilot Chat, der kostenlos in den gängigen Microsoft-365-Abos enthalten ist. Er bietet einen sicheren, webgestützten KI-Chat mit Datenschutzgarantie für Geschäftsdaten, aber ohne Zugriff auf Ihre internen Inhalte. Ich möchte ihn ausdrücklich nicht kleinreden: Wer gelernt hat, gute Anweisungen zu formulieren, kann mit dem kostenlosen Chat erstaunlich viel erledigen – Texte strukturieren, Entwürfe verbessern, komplizierte Sachverhalte erklären lassen, Argumente sortieren. Für einen großen Teil der Belegschaft ist das ein realer Produktivitätsgewinn, und es kostet keinen Cent extra. Der häufigste Grund, warum dieser Chat brachliegt, ist nicht seine Begrenzung, sondern fehlende Übung. Wie das in der Praxis aussieht, haben wir am Beispiel von Pernod Ricard beschrieben.

Die zweite Stufe ist Microsoft 365 Copilot mit den OpenAI-Modellen – die bezahlte Lizenz, so wie sie in den meisten Firmen standardmäßig freigeschaltet ist. Hier kommt der Graph-Zugriff dazu, und damit verändert sich die Natur der Arbeit. Copilot schreibt im Dokument, an dem Sie arbeiten, fasst Ihre realen Mails zusammen, baut in Excel an Ihren echten Zahlen. Aus einem klugen Gesprächspartner wird ein Assistent, der Ihren Arbeitskontext kennt.

Die dritte Stufe ist dieselbe Lizenz, aber mit den freigeschalteten Claude-Modellen von Anthropic. Microsoft hat seinen Copiloten 2025 und 2026 zu einer Plattform umgebaut, die je nach Aufgabe zwischen Modellen wählt. Für mehrstufige Aufgaben, lange Dokumente und Abläufe, die über mehrere Apps hinweg laufen, lässt sich Claude auswählen – im Researcher, im Agent Mode und im neuen Copilot Cowork. Wichtig ist die Abgrenzung: Es geht hier um Claude als Modelloption innerhalb von Copilot, nicht um das eigenständige Claude-Produkt von Anthropic. Oberfläche, Datenzugriff und Governance bleiben die von Microsoft 365 – nur das Modell im Hintergrund ist ein anderes. Was Anthropics KI im Copilot-Ökosystem konkret verändert, haben wir ausführlich eingeordnet.

Die vierte Stufe schließlich sind eigene Agenten aus Copilot Studio. Hier hört die KI auf, auf Zuruf zu reagieren, und beginnt, definierte Abläufe eigenständig und wiederkehrend abzuarbeiten. Das ist der Punkt, an dem aus Assistenz Automatisierung wird – und an dem die Anforderungen an Governance und Schulung sprunghaft steigen. Wichtig ist: Alle vier Stufen tragen denselben Namen, verlangen aber eine völlig unterschiedliche Arbeitsweise.

Die folgende Übersicht zeigt, was die vier Copilot-Stufen jeweils können. Sie ist bewusst auf die Punkte verdichtet, die im Alltag den Unterschied machen, nicht auf die vollständige Funktionsliste. Von links nach rechts steigt der Grad, in dem die KI Arbeit nicht nur unterstützt, sondern übernimmt: vom kostenlosen Chat über die Lizenz mit OpenAI-Modellen und die freigeschalteten Claude-Modelle bis zu selbst gebauten Agenten.

Die genaue Preisstaffel hängt von Unternehmensgröße und vorhandener Basislizenz ab; die Spanne von rund 16 bis 26 Euro pro Nutzer und Monat plus der jeweiligen Microsoft-365-Lizenz haben wir im Detail im Artikel zu den Copilot-Lizenzen aufgeschlüsselt.

Der Sprung vom kostenlosen Chat zur Lizenz lässt sich an einem einzigen Satz festmachen: Die Lizenz arbeitet an Ihren Sachen. Statt einen Text in den Chat zu kopieren und das Ergebnis zurückzukopieren, steht Copilot direkt in der Datei, im Postfach, in der Tabelle. In Word schreibt er Entwürfe auf Basis vorhandener Dokumente, in Outlook fasst er Mail-Verläufe zusammen und bereitet Antworten vor, in Excel baut er Formeln und Pivot-Auswertungen an Ihren echten Zahlen, und in Teams destilliert er aus einem einstündigen Meeting die Entscheidungen und offenen Punkte.

Seit Mai 2026 ist diese tiefe Einbettung in Word, Excel, PowerPoint und OneNote ausdrücklich den bezahlten Lizenzen vorbehalten. Der kostenlose Copilot Chat bleibt erhalten, verliert aber genau die Funktion, die ihn für viele attraktiv gemacht hatte: das direkte Mitarbeiten in den Office-Dokumenten. Das ist eine wichtige Information für jede Budgetplanung, weil sich damit die Grenze zwischen „gratis“ und „bezahlt“ klarer zieht als noch vor einem Jahr.

Dazu kommt der Agent Mode, der seit dem Frühjahr 2026 allgemein verfügbar ist und Copilot von einzelnen Handgriffen zu zusammenhängenden Aufgaben führt – ein Thema, das wir im Artikel zum Copilot Agent Mode in Word, Excel und PowerPoint genauer behandeln. Wichtig ist die nüchterne Erkenntnis: All diese Fähigkeiten entfalten erst dann Wert, wenn die Mitarbeiter sie kennen und in ihre Abläufe einbauen. Die Lizenz allein verändert nichts.

Der eigentliche Bruch in der Entwicklung liegt nicht zwischen Chat und Lizenz, sondern zwischen Assistenz und Agentur. Ein Assistent antwortet, wenn man ihn fragt. Ein Agent bekommt ein Ziel und arbeitet sich eigenständig dorthin – über mehrere Schritte, mehrere Apps, mit Zwischenentscheidungen und Fehlerkorrektur. Genau für diese Art von Arbeit hat Microsoft mit Anthropics Claude ein zweites Modell tief in Copilot integriert, weil Claude bei langen Kontexten und mehrstufigem Schlussfolgern Stärken zeigt und seltener überzeugend klingende Falschantworten produziert. Für einen Agenten, der eigenständig in Unternehmensdaten arbeitet, ist dieses vorsichtigere Verhalten kein Detail, sondern eine Kernqualifikation.

In der Praxis begegnet das den Nutzern an drei Stellen: im Researcher, der für tiefe Recherchen über lange Dokumente Claude heranziehen kann; im Agent Mode in Excel und Word für strukturierte, mehrstufige Aufgaben; und in Copilot Cowork, dem agentischen Modus, der eine Aufgabe über Outlook, Teams, Excel und SharePoint hinweg abarbeitet und am Ende ein fertiges Ergebnis liefert statt nur einen Entwurf. Microsoft stellt für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Claude-Modelle bereit – Sonnet für allgemeine Anfragen, Opus für strukturierte Aufgaben und tiefes Schlussfolgern.

Die vierte Stufe, Copilot Studio, geht noch einen Schritt weiter: Hier baut man eigene Agenten, die definierte Prozesse wiederkehrend und ohne erneuten Anstoß erledigen. Wie diese Agenten in echte Abläufe passen, beschreiben wir im Artikel zu KI-Agenten in Microsoft 365. An diesem Punkt verschiebt sich die entscheidende Frage von „Was kann das Tool?“ zu „Welche Prozesse wollen wir überhaupt einem Agenten überlassen – und wie kontrollieren wir das?“

Theorie hilft nur begrenzt. Greifbarer wird der Unterschied, wenn man denselben Arbeitsablauf einmal durch alle vier Stufen schiebt und beobachtet, wie sich die Last vom Menschen zur Maschine verlagert. Ich nehme dafür drei Aufgaben, die in fast jedem Unternehmen vorkommen.

Die wiederkehrende Excel-Auswertung. Mit dem kostenlosen Copilot Chat lassen Sie sich Formeln erklären und Auswertungslogik beschreiben, geben die Zahlen aber selbst ein und übertragen die Ergebnisse von Hand – Sie sind der Übersetzer zwischen Chat und Datei. Mit Microsoft 365 Copilot sitzt die KI in Excel, liest Ihre geöffnete Arbeitsmappe, baut Pivot-Tabellen und Diagramme auf Zuruf und markiert Auffälligkeiten direkt in Ihren Daten. Mit den freigeschalteten Claude-Modellen im Agent Mode geben Sie eine vagere Aufgabe vor – etwa die Frage, warum eine Region im zweiten Quartal eingebrochen ist –, und das System zerlegt sie selbst in Auswertungsschritte, korrigiert sich und liefert eine begründte Analyse. Auf der Agentenstufe schließlich zieht ein eingerichteter Agent jeden Montag die Rohdaten aus der bekannten Quelle, baut das Standard-Reporting, schreibt eine kurze Zusammenfassung und legt alles im richtigen Ordner ab, ohne dass jemand Excel öffnet.

Das Angebot. Im kostenlosen Chat bekommen Sie Formulierungen und eine saubere Struktur, füttern aber alle Eckdaten selbst. Microsoft 365 Copilot erstellt den Entwurf direkt im Word-Dokument, greift auf Ihre bestehenden Angebotsvorlagen und Referenzdokumente im SharePoint zu und trifft den richtigen Ton. Mit den Claude-Modellen wird daraus ein zusammenhängender Entwurf, der sich die Kundenhistorie und passende Referenzprojekte selbst zusammensucht und über viele Abschnitte hinweg konsistent bleibt – die Stärke langer Kontexte. Als Agent schließlich kann eine eingehende Anfrage den ersten Angebotsentwurf automatisch auslösen, samt passender Module und Preise, und ihn dem zuständigen Vertriebler zur Freigabe vorlegen.

Der Wochen-Statusbericht aus Mails und Teams. Mit dem kostenlosen Chat kopieren Sie die wichtigen Punkte zusammen und lassen sie ordnen – das Sammeln bleibt Ihre Arbeit. Microsoft 365 Copilot greift über den Graph auf Ihre echte Kommunikation der Woche zu und gruppiert sie nach Projekt. Die Claude-Modelle in Copilot Cowork stellen den Überblick über Outlook, Teams und SharePoint hinweg selbst zusammen, markieren offene Punkte und bereiten Antwortentwürfe vor. Und als eingerichteter Agent läuft der Bericht freitags von allein, wird an die festgelegten Empfänger verteilt und abgelegt. In allen drei Beispielen sehen Sie dasselbe Muster: Mit jeder Stufe verschiebt sich die Arbeit vom Menschen zur Maschine, und der Mensch rückt von der Ausführung in die Rolle dessen, der Ziele setzt und Ergebnisse freigibt. Vorausgesetzt, er traut sich, das auch wirklich loszulassen.

An dieser Stelle muss ich die Begeisterung dämpfen, und zwar genau für die Leser, die jetzt am liebsten die Claude-Modelle ausprobieren würden. Für sehr viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist Claude in Copilot derzeit schlicht nicht aktiviert – und das ist kein Versehen, sondern Microsofts Voreinstellung. Für Tenants in der EU, im EWR und in Großbritannien ist die Anthropic-Integration standardmäßig ausgeschaltet.

Der Grund liegt in der Datenverarbeitung. Anthropic ist bisher nicht in Microsofts EU-Datengrenze eingebunden. Werden die Claude-Modelle in Copilot genutzt, kann die Verarbeitung außerhalb des europäischen Rechtsraums stattfinden, auf Infrastruktur in den USA. Microsoft sichert für diese Modelle also noch nicht zu, dass die Verarbeitung innerhalb der europäischen Datengrenze und der gewohnten Azure-Umgebung des Unternehmens bleibt. Solange das so ist, bleibt für viele Datenschutzverantwortliche die saubere Entscheidung, den Schalter aus zu lassen, bis die rechtlichen Fragen geklärt sind. Wer tiefer einsteigen will, findet die Details in unserem Artikel zum Flex Routing und der EU-Verarbeitung.

Meine Einschätzung nach allem, was bislang sichtbar ist: Diese Einschränkung wird wahrscheinlich nicht von Dauer sein. Microsoft und Anthropic haben ihre Zusammenarbeit mit einem milliardenschweren Azure-Abkommen unterlegt, und der Druck, Anthropics Modelle auch innerhalb der EU-Datengrenze anzubieten, ist erheblich. Es spricht einiges dafür, dass die europäische Aktivierung kommt – ein festes Datum nennt Microsoft bislang aber nicht, und darauf sollte man keine Einführungspläne bauen. Die kluge Vorbereitung besteht darin, agentische Arbeitsweisen schon jetzt mit den verfügbaren, OpenAI-gestützten Funktionen einzuüben. Die zugrunde liegende Logik ändert sich nicht, wenn später das Modell wechselt.

Wir bieten Trainings und Workshops für alle drei Nutzungsvarianten an: für den kostenlosen Copilot Chat, für Microsoft 365 Copilot mit den OpenAI-Modellen und für die agentische Arbeit mit den Claude-Modellen. Was wir bewusst nicht tun, ist, diese Gruppen in einen Raum zu setzen. Das klingt nach organisatorischem Detail, ist aber eine Lehre aus vielen Trainings. Und, ehrlich gesagt, aus ein paar, die ziemlich schiefgegangen sind.

Die Nutzungsweise und die verfügbaren Funktionen unterscheiden sich zwischen den Stufen so stark, dass ein gemeinsames Training fast zwangsläufig eine der Gruppen frustriert. Wer nur den kostenlosen Chat hat und eine Stunde lang Agenten und app-übergreifende Workflows vorgeführt bekommt, sieht vor allem Dinge, die auf seinem Rechner nicht funktionieren – das demotiviert, statt zu befähigen. Umgekehrt langweilt sich ein erfahrener Lizenznutzer in einem Chat-Grundlagenkurs und nimmt wenig mit. Lernen funktioniert dann am besten, wenn das Gezeigte exakt dem entspricht, was die Teilnehmer hinterher auch vor sich haben. Deshalb sortieren wir nach tatsächlicher Lizenz- und Nutzungssituation und passen Inhalte, Beispiele und Übungen daran an. Welche Formate dafür zur Verfügung stehen, sehen Sie in unseren Angeboten; bei Unsicherheit klären wir vorab gemeinsam, welche Variante in Ihrem Haus tatsächlich im Einsatz ist.