Wir bilden Ihre internen Copilot-Multiplikatoren aus. Wie gute Inhouse-Change-Begleitung im Alltag den Unterschied macht

Trainings haben eine klare Stärke: Sie schaffen Fokuszeit, in der Mitarbeitende einmal aus dem Tagesgeschäft heraustreten und sich konzentriert mit Copilot beschäftigen können. In dieser Zeit entstehen die fachlichen Grundlagen, das methodische Selbstvertrauen und – im besten Fall – die Begeisterung, mit der jemand am nächsten Tag mit anderen Augen vor dem eigenen Posteingang sitzt. Diese Wirkung ist real, sie ist messbar und die Voraussetzung dafür, dass aus einem Lizenzkostenposten überhaupt eine Veränderung wird.

Was Trainings allein nicht leisten können – aufgrund ihrer Form, nicht aufgrund ihrer Qualität –, ist die laufende Präsenz im Arbeitsalltag zwischen den Sessions: die Frage in der Kaffeeküche, der schnelle Blick auf einen Prompt, der nicht zündet, die Übersetzung eines neuen Features in den eigenen Prozess. Genau an dieser Stelle setzen Multiplikatoren an. Sie sind die Person im Team, die im richtigen Moment greifbar ist, die Sprache der eigenen Prozesse spricht und das im Training Gelernte in einen Anwendungsfall überführt, den die Mitarbeitenden tatsächlich vor sich haben. Eine systematische Einordnung der Rollout-Phasen finden Sie in unserem Leitfaden für die Copilot-Einführung im Unternehmen.

In offenen Gesprächen mit Geschäftsführern und L&D-Verantwortlichen kommt der Punkt früher oder später auf den Tisch: Selten wird das Multiplikatoren-Modell ohne finanziellen Druck aufgesetzt – was eigentlich schade ist. Oft ist es eine Antwort auf ein Budget, das nicht reicht, um eine ganze Belegschaft vollständig durch externe Trainings mit professionellen Anbietern zu führen. Diese Realität gehört in einen ehrlichen Text.

Ist jemand, der als Trainer Erfahrungen sammelt und viele Firmenkunden bereits bei der KI-Einführung begleitet hat, besser als eine interne Person, die diese Aufgabe zusätzlich zum Tagesgeschäft übernimmt? Ja. Fachkenntnis, didaktische Fähigkeiten und die Übersicht über relevante Use Cases je Personengruppe sind auf einem anderen Niveau. Es gibt Menschen, die sich ausschließlich mit Trainings beschäftigen und diese kontinuierlich verbessern. Allerdings kosten solche Trainer entsprechend – auch bei uns.

In vielen Unternehmen sind die Budgets derzeit jedoch so knapp, dass darüber nachgedacht wird, Copilot-Einführungen ohne ausreichende Begleitung durchzuführen. „Da muss man ja nur etwas in das Chatfeld schreiben, kann ja nicht so schwer sein. X und Y haben doch Ahnung davon, die sollen das den Kolleginnen und Kollegen beibringen." Davon raten wir ab. Wir haben 2025 gesehen, wohin das führt: in vielen Fällen zu Frust, niedriger Adoption und zu riskanten Rechts- und Sicherheitsverstößen durch unzureichend geschulte Nutzer. Eine solide und strukturierte Ausbildung dieser Inhouse-Multiplikatoren ist zwar nicht so wirksam wie eine umfassende externe Trainingsserie, aber deutlich besser als gar keine Begleitung.

Wer am Tag nach der Ausbildung im eigenen Haus zwischen einer Skeptikerrunde, einem Power User und einem Adoption-Gespräch mit der Geschäftsleitung wechselt, benötigt drei Kompetenzfelder gleichzeitig: fortgeschrittene Copilot-Praxis, ein belastbares Verständnis von Adoption-Programmen und didaktisches Werkzeug für unterschiedliche Zielgruppen. Diese drei Dimensionen lassen sich seriös nicht in einem Tag aufbauen.

Deshalb verzahnen wir diese Dimensionen täglich, statt sie zu trennen. Ein typischer Vormittag bewegt sich zwischen fachlicher Vertiefung, didaktischer Reflexion und Elementen der Adoption-Architektur. Am Ende der vier Tage entsteht ein integriertes Bild davon, wie Lernen, Werkzeug und Programmlogik zusammenwirken.

Der erste Tag fokussiert die eigene Praxis. Selbst erfahrene Nutzer entdecken Funktionen, Nutzungsszenarien und Wissenslücken im Microsoft-365- und Copilot-Ökosystem. Parallel reflektieren wir didaktisch, wie diese Inhalte vermittelt werden können. Der Tag endet mit einer kurzen Lehrprobe.

Der zweite Tag vertieft Workflows, Use Cases und Teilautomatisierung von Prozessen. Wir behandeln Agenten und Copilot Studio, sichere Verbreitungsprozesse sowie die Anbindung statischer und dynamischer Quellen – verständlich für technisch interessierte Büroanwender.

Der dritte Tag fokussiert rechtssichere Praxis und typische Konfliktzonen: DSGVO, EU AI Act, Datenklassifizierung und sensible Daten. Zudem bearbeiten wir den Umgang mit Widerständen und führen realistische Stakeholder-Simulationen durch. Teilnehmende erarbeiten Workshops und Checklisten für den praktischen Einsatz im Rollout.

Der vierte Tag widmet sich dem Adoption- und Change-Prozess. Wir zeigen, wie Use Cases identifiziert und bewertet werden und wie diese Fähigkeit in die Organisation getragen wird. Die Teilnehmenden entwickeln ihr eigenes Programm, definieren relevante Kennzahlen und erstellen eine erste Roadmap mit konkreten To-dos. Wer einen methodischen Hintergrund zur didaktischen Architektur sucht, findet in unserem Beitrag zum Vergleich zwischen Lernreise und Tagesschulung und in der Copilot-Launch-Kampagne die fachliche Grundierung.

Eine der häufigsten Fragen, die uns Verantwortliche stellen, lautet: „Wer in unserem Haus eignet sich eigentlich?" Eine ehrliche Antwort vorweg: Es geht nicht um Rang, sondern um Eignung. Die wirksamsten Multiplikatoren, die wir in den letzten Jahren ausgebildet haben, kamen aus ganz unterschiedlichen Funktionen – aus dem Vertriebsinnendienst, aus HR, aus dem Controlling, aus der Assistenz, aus IT und Fachabteilung. Was sie verband, waren weniger Job-Titel als bestimmte Eigenschaften.

Ein freundlicher Hinweis aus vielen Erfahrungen: Es ist verlockend, ausschließlich Führungskräfte in solche Programme zu schicken – weil sie ohnehin im Kalender präsent sind, weil ihre Teilnahme als Statement wirkt oder weil sie das Budget genehmigt haben. Trotzdem trägt das Multiplikatoren-Modell selten, wenn es nur aus Führungskräften besteht. Die Personen, die im Alltag über Adoption entscheiden, sind oft eine Ebene tiefer: Senior Sachbearbeiter:innen, erfahrene Spezialist:innen, Teamlead-Stellvertretungen. Schicken Sie diejenigen, die am besten geeignet sind – unabhängig vom Rang. Eine bewusst gemischte Gruppe aus Fach- und Führungsebene wirkt erfahrungsgemäß am stärksten.

Der erste Baustein ist eine Community of Practice der ausgebildeten Multiplikatoren.

Der zweite Baustein ist ein kontinuierlich gepflegter Material- und Update-Pool. Microsoft entwickelt Copilot dynamisch weiter – unsere Multiplikatoren bleiben dadurch auf aktuellem Stand.

Diese Bausteine sind kein Zusatz, sondern entscheidend dafür, dass aus einer Ausbildung ein nachhaltiges Programm wird.

Externe Trainings schaffen Fokuszeit, methodische Frische und fachliche Tiefe.

Multiplikatoren übertragen das Gelernte in den Arbeitsalltag und halten den Rollout zwischen Trainings aktiv.

Wirksam ist die Kombination. Und wenn das Trainingsbudget begrenzt ist, schließen ausgebildete Multiplikatoren die Lücke deutlich besser als unvorbereitete Mitarbeitende.

Wenn Sie prüfen, ob Sie eigene Copilot-Multiplikatoren aufbauen möchten, ist die Train-the-Trainer-Ausbildung der konkrete Ansatzpunkt.